Conditions générales d'utilisation de NOTIMA

Les présentes Conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme SaaS NOTIMA, exploitée par Vivialis Services Inc. (NEQ 1181647562), société constituée selon les lois du Québec, dont le siège est à Québec, QC, Canada (ci-après « NOTIMA »). Elles s'appliquent quel que soit le site par lequel le service est souscrit ou utilisé (notima.ca ou notima.net).

En créant un compte, en accédant à la plateforme ou en utilisant nos services, vous (l'« Utilisateur » ou le « Client ») acceptez d'être lié par les présentes CGU. Si vous agissez au nom d'une organisation, vous déclarez être autorisé à engager cette organisation.

Dans les présentes CGU :

• « Client du Canada » désigne un Client établi au Canada, qui souscrit en ligne sur notima.ca ;
• « Client hors du Canada » désigne un Client établi hors du Canada, qui souscrit en ligne sur notima.net.

Si vous n'acceptez pas ces CGU, vous ne devez pas utiliser nos services.

NOTIMA est une plateforme SaaS de gouvernance documentaire, éditée par Vivialis Services Inc., société constituée au Québec, Canada. Elle est conçue pour aider les organisations à maîtriser leurs procédures et leurs documents opérationnels, et à prouver la version en vigueur. Pour les organisations assujetties à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25, Québec), elle outille en outre leur démarche de conformité. Elle offre notamment :

• Création, versionnage et gestion de documents réglementaires (notices, politiques, procédures)
• Circuits de validation et d'approbation selon les rôles
• Journaux d'audit immuables : journal en ajout seul, protégé par un contrôle en base de données interdisant toute modification ou suppression tant que le compte est ouvert. Après la fermeture du compte, le journal est conservé anonymisé dans les conditions de l'article 11
• Authentification à deux facteurs (TOTP) obligatoire pour tous les comptes, exigée à la première connexion
• Gestion des pièces jointes et des médias associés aux documents
• Pour les organisations du Québec : tableau de bord de suivi Loi 25

NOTIMA se réserve le droit de modifier, suspendre ou interrompre tout ou partie des fonctionnalités, avec un préavis raisonnable sauf en cas d'urgence technique ou sécuritaire.

Dénomination du service. Le service est actuellement commercialisé sous le nom « NOTIMA ». Vivialis Services Inc. peut, à tout moment et à sa discrétion, modifier la dénomination commerciale, le logo, l'identité visuelle ou les adresses d'accès du service. Une telle modification ne constitue pas une modification des présentes conditions, n'affecte ni les droits ni les obligations des parties, et ne donne lieu à aucune résiliation ni compensation. Les utilisateurs en sont informés par tout moyen approprié avec un préavis raisonnable.

Pour accéder à NOTIMA, vous devez créer un compte en fournissant des informations exactes, complètes et à jour. Vous êtes responsable de :

• La confidentialité de vos identifiants (courriel et mot de passe)
• Toutes les activités effectuées sous votre compte
• Signaler immédiatement tout accès non autorisé à votre compte
• Ne pas partager vos accès avec des tiers non autorisés

NOTIMA ne peut être tenu responsable de toute perte ou dommage résultant du non-respect de ces obligations par l'Utilisateur. Chaque compte est lié à un seul espace de l'organisation ; les données d'un espace de l'organisation sont strictement isolées de celles des autres.

L'abonnement est mensuel ou annuel, au choix du Client lors de la souscription. L'abonnement annuel est payé d'avance et comprend un mois offert. Les conditions financières particulières, le cas échéant, sont précisées dans le bon de commande, la proposition acceptée ou l'entente commerciale signée.

4.1 Souscription en ligne

Souscription : L'abonnement à NOTIMA est souscrit en ligne à la création du compte, sur le plan choisi par le Client, selon les tarifs en vigueur au moment de la souscription. Il commence par une période d'essai. Les prix sont indiqués en dollars canadiens sur notima.ca et en dollars américains sur notima.net.

Période d'essai : L'abonnement commence par une période d'essai de 30 jours, quel que soit le plan choisi. Un moyen de paiement est exigé à la souscription en ligne ; aucun montant n'est prélevé pendant l'essai. La date de fin d'essai est fixée à la souscription et communiquée dans le courriel de bienvenue ; NOTIMA peut modifier la durée de l'essai offert aux nouveaux comptes sans effet sur les essais déjà commencés. Pendant l'essai, le Client dispose des fonctions du plan choisi, dans les limites de comptes et de documents propres à l'essai, indiquées sur la page des tarifs et dans la fenêtre de souscription, et dans les limites d'étiquettes QR (emplacements) et d'appareils enregistrés du plan choisi, indiquées sur la page des tarifs. Le recours au moteur d'intelligence artificielle externe, lorsque le Client l'active, est plafonné pendant l'essai par un budget mensuel propre à l'essai : l'application le signale lorsque ce budget est atteint, et les fonctions reviennent alors au moteur hébergé au Canada jusqu'à la période suivante. Le Client peut, pendant l'essai, changer de plan sans frais et sans modification de la date de fin, annuler l'essai depuis son espace sans qu'aucun montant ne soit prélevé, ou mettre fin à l'essai par anticipation en activant son abonnement, auquel cas la première période est prélevée le jour même. À l'échéance de l'essai, sauf annulation préalable, le prix du plan et de la période choisis est prélevé automatiquement sur le moyen de paiement enregistré et l'abonnement commence.

Facturation : Le premier prélèvement a lieu à la fin de la période d'essai, ou le jour de l'activation anticipée de l'abonnement, dans les conditions de l'item « Période d'essai ». L'abonnement est ensuite conclu pour un mois ou pour un an, selon la période choisie, facturé en début de période et renouvelé tacitement pour la même durée, sauf résiliation préalable. Le passage d'une période à l'autre se fait sur demande au support. Hors période d'essai, le passage à un plan inférieur prend effet à la fin de la période en cours ; pendant l'essai, il est immédiat. Dans les deux cas, il n'est possible que si les comptes actifs, les emplacements actifs et les documents, archivés compris, ne dépassent pas les limites de ce plan. Les prix sont indiqués hors taxes ; les taxes applicables, le cas échéant, sont ajoutées à chaque facture.

4.2 Dispositions communes

Essai accordé sans moyen de paiement : NOTIMA peut accorder, sur demande, une période d'essai sans moyen de paiement. Ses conditions, dont sa durée, sa date de fin et ses limites, sont communiquées au Client lors de son ouverture ; aucun montant n'est prélevé, ni pendant l'essai ni à son terme. À son terme, si aucun abonnement n'est souscrit, l'accès à l'espace se limite à la souscription d'un abonnement et les documents sont conservés ; si aucun abonnement n'est souscrit dans les 90 jours qui suivent, l'espace est fermé dans les conditions de l'article 11.

Limites du plan : Chaque plan comprend un nombre maximal de comptes utilisateurs, de documents, d'étiquettes QR (emplacements) et, lorsque le plan le permet, d'appareils enregistrés, indiqué sur la page des tarifs au moment de la souscription et rappelé dans l'espace du Client. Une limite atteinte empêche la création d'un nouvel élément de cette nature, sans retirer ceux qui existent. Le Client peut changer de plan depuis son espace. Une baisse des limites d'un plan en cours d'abonnement est une modification des conditions et suit l'article 13.

Modifications tarifaires : Toute modification des tarifs sera notifiée 30 jours avant son entrée en vigueur. Le maintien de l'abonnement après cette date vaut acceptation.

Remboursements : Les frais d'abonnement sont non remboursables, sauf disposition contraire prévue dans l'entente commerciale ou obligation légale.

Défaut de paiement : En cas de défaut de paiement, NOTIMA se réserve le droit de suspendre l'accès au service après mise en demeure.

En utilisant NOTIMA, vous vous engagez à :

• Respecter les lois et règlements applicables, notamment ceux relatifs à la protection des renseignements personnels (au Québec, la Loi 25 ; au Canada, la LPRPDE ; ailleurs, la loi du pays du Client)
• Ne pas téléverser de contenus illicites, diffamatoires, frauduleux ou portant atteinte aux droits de tiers
• Ne pas tenter de compromettre la sécurité ou l'intégrité de la plateforme
• Ne pas utiliser le service à des fins de spam, de hameçonnage ou d'activités malveillantes
• Ne pas procéder à de l'ingénierie inverse, désassemblage ou décompilation du logiciel
• Maintenir vos informations de compte à jour et exactes

Vous êtes seul responsable du contenu que vous créez, téléversez ou partagez via NOTIMA. NOTIMA se réserve le droit de suspendre ou résilier tout compte en cas de violation de ces obligations, sans préavis en cas de violation grave.

Étiquettes QR (emplacements). Le service permet d'imprimer des étiquettes QR associées à des emplacements (machine, poste, zone). Tant que le compte du Client est actif, une étiquette donne accès, sans compte, à la dernière version publiée des documents que le Client y a rattachés : sur tout appareil qui la scanne si l'emplacement est en accès ouvert, ou sur les seuls appareils que le Client a enregistrés si l'emplacement leur est réservé, lorsque son forfait le permet. Les étiquettes cessent de fonctionner en cas de suspension ou de résiliation du compte, ainsi qu'à la révocation de l'emplacement ou à la réimpression de l'étiquette ; un appareil enregistré perd l'accès dès que le Client le révoque. Le Client demeure seul responsable du choix des documents qu'il rattache à un emplacement, du mode d'accès qu'il lui applique, des appareils qu'il enregistre, et du retrait des étiquettes devenues inactives.

La plateforme NOTIMA, incluant son code source, son interface, ses éléments de marque, déposés ou non, ses logos et toute la documentation associée, est la propriété exclusive de Vivialis Services Inc. et est protégée par les lois sur la propriété intellectuelle applicables au Canada et à l'international.

Les présentes CGU ne vous confèrent qu'un droit d'accès limité, non exclusif, non transférable et révocable au service, pour vos besoins internes. Aucun droit de propriété intellectuelle ne vous est cédé.

Vous conservez la pleine propriété des documents et données que vous créez ou téléversez sur la plateforme. En les soumettant, vous accordez à NOTIMA une licence limitée, non exclusive, pour les stocker et les traiter aux fins de la fourniture du service.

La collecte et le traitement de vos renseignements personnels sont régis par notre Politique de confidentialité, incorporée par référence aux présentes CGU. En utilisant nos services, vous en acceptez les termes.

Pour les données que votre organisation met dans NOTIMA, l'organisation cliente en est responsable ; Vivialis Services Inc. les traite pour fournir le service, selon le contrat conclu avec l'organisation cliente. Au sens de la Loi 25, NOTIMA agit à titre de mandataire de traitement pour ces données ; ailleurs, elle agit comme sous-traitant. Pour ses propres données (demandes de contact, de devis et d'essai, clients, comptes consultants et annuaire, journaux d'accès des visiteurs de ses sites), Vivialis Services Inc. est responsable du traitement ; au sens de la Loi 25, elle est alors une « personne qui recueille des renseignements personnels ».

Fonctions d'intelligence artificielle et sous-traitants

Certaines fonctions de la plateforme (analyse de couverture réglementaire, association d'articles aux sections d'un document, assistant de recherche documentaire) font appel à un moteur d'intelligence artificielle. Par défaut, ce moteur est hébergé sur l'infrastructure de Vivialis Services Inc. au Canada : les données ne sortent alors pas de cette infrastructure.

Sur activation explicite par le Client, dans les paramètres de son organisation et sous réserve de son plan d'abonnement, ces fonctions peuvent recourir au service Claude fourni par Anthropic, PBC, société établie aux États-Unis. Est alors transmis, selon la fonction : des extraits des documents du Client accompagnés du titre du document dont ils proviennent, les premiers caractères d'un document, les titres de ses sections, ou les références réglementaires saisies. Ce contenu est celui des documents du Client et peut comporter des renseignements personnels si ces documents en comportent. Les données de compte des utilisateurs et les journaux d'audit ne sont pas transmis. Chaque écran concerné indique ce qui sera transmis avant le traitement. Le Client demeure responsable du contenu qu'il soumet à ces fonctions et peut désactiver ce recours à tout moment ; les fonctions reviennent alors au moteur hébergé au Canada.

La liste complète des sous-traitants, leur localisation et les données qui leur sont communiquées figurent dans la Politique de confidentialité.

NOTIMA s'efforce d'assurer une haute disponibilité du service, hors maintenances planifiées. Nous nous réservons le droit d'effectuer des maintenances programmées ou d'urgence pouvant temporairement interrompre le service.

Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, notifiées 48 h à l'avance. NOTIMA ne peut garantir un accès ininterrompu au service et décline toute responsabilité pour les interruptions indépendantes de sa volonté (force majeure, défaillances d'infrastructure tiers, etc.).

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, NOTIMA ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, incidents, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris la perte de profits, de données ou d'opportunités commerciales, découlant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service.

La responsabilité totale de NOTIMA au titre des présentes CGU, quelle qu'en soit la cause, est limitée aux montants effectivement payés par le Client au cours des 12 mois précédant l'événement donnant lieu à responsabilité.

NOTIMA n'est pas responsable du contenu créé par les utilisateurs ni de la conformité réglementaire spécifique du Client — la plateforme est un outil d'aide à la conformité, non un conseil juridique.

NOTIMA peut référencer des professionnels indépendants (conseil en conformité, santé et sécurité du travail, rédaction technique ou autres domaines). NOTIMA n'est pas partie à la relation entre le Client et ces professionnels et ne répond pas de leurs services, de leurs conseils ni de leurs livrables. Toute entente conclue avec un professionnel référencé relève du Client et de ce professionnel.

Tout accès qu'un Client accorde à un tiers dans son espace — invitation externe à la relecture d'un document ou de l'ensemble d'un projet, création d'un compte utilisateur, partage d'un document ou d'un portail — relève de la seule responsabilité du Client. Un tiers invité par lien n'a pas de compte ; selon ce que le Client a autorisé, il peut lire les documents visés et leurs pièces jointes, proposer un texte corrigé, y joindre des images et rendre un avis. Le texte qu'il propose et les images qu'il téléverse sont conservés dans l'espace du Client ; rien n'entre dans un document sans que le Client l'accepte, modification par modification. Le Client demeure responsable des renseignements personnels qu'il rend ainsi accessibles. NOTIMA journalise les accès des relecteurs invités et leurs dépôts dans le journal d'audit du Client ; les consultations du portail et des étiquettes QR sont comptées sans identifier le visiteur. NOTIMA ne contrôle ni l'opportunité ni l'usage de ces accès.

Par le Client : vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment, par écrit à l'adresse de l'article 14 ou via les paramètres de votre compte. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours (le mois ou l'année déjà payés ou facturés) : vous gardez l'accès jusqu'à cette date, et aucune nouvelle période n'est prélevée ni facturée ensuite.

Par NOTIMA : nous pouvons résilier votre accès avec préavis de 30 jours, ou immédiatement en cas de violation grave des présentes CGU, d'activité frauduleuse ou de défaut de paiement non résolu.

Fermeture du compte : à la résiliation, l'accès à l'espace est fermé : les comptes sont désactivés, les sessions révoquées, le portail de diffusion et les étiquettes QR cessent de répondre. Les données de l'espace sont conservées, sans y donner accès, pendant 90 jours à compter de la fermeture. Tant que l'espace est ouvert, l'administrateur peut en demander lui-même un export depuis l'application. Pendant le délai qui suit la fermeture, NOTIMA produit un export complet (documents et versions, PDF de preuve, pièces jointes, journal d'audit et, pour les organisations du Québec, registres Loi 25) sur demande écrite au support, à l'adresse de l'article 14.

Suppression : passé ce délai, toutes les données de l'espace sont supprimées automatiquement, à deux exceptions près. Le journal d'audit est conservé sous forme anonymisée : les adresses courriel et les adresses IP y sont remplacées, les actions, leurs dates et les identifiants restent, pour que la trace des gestes accomplis subsiste sans désigner personne. Les preuves de publication sont réduites à l'identifiant de la publication, à l'empreinte du PDF de preuve et aux dates de publication, d'entrée en vigueur et d'expiration : le contenu et le fichier sont supprimés, et un PDF de preuve encore en circulation reste vérifiable sur la page publique de vérification, qui indique alors que le compte de l'organisation est fermé. Une fois la suppression faite, l'espace ne peut plus être rouvert.

Les présentes CGU sont régies par les lois de la province de Québec et du Canada, sans égard aux règles de conflits de lois. Tout litige découlant des présentes sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de la province de Québec, district de Québec.

Les parties conviennent de tenter de résoudre tout différend à l'amiable avant d'initier toute procédure judiciaire.

NOTIMA se réserve le droit de modifier les présentes CGU. Les modifications substantielles sont annoncées par courriel aux administrateurs de chaque organisation cliente au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, avec la date d'effet et la description de ce qui change.

À la date d'entrée en vigueur, l'administrateur de l'organisation cliente doit accepter les nouvelles conditions, dans l'application, avant de continuer à utiliser le service ; cette acceptation, avec sa date, son auteur et la version acceptée, est inscrite au journal d'audit de l'organisation. Jusqu'à cette acceptation, les autres utilisateurs de l'organisation en sont avisés dans l'application et continuent d'y travailler.

En cas de désaccord avec les modifications, vous avez le droit de résilier votre abonnement avant la date d'entrée en vigueur, sans pénalité.

Pour toute question relative aux présentes CGU :

Vivialis Services Inc. — NEQ 1181647562 — Québec, QC, Canada

• Clients du Canada : contact@notima.ca
• Clients hors du Canada : contact@notima.net